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“钉钉”在学校教育管理中的运用

心得分享神老师 发表了文章 • 2018-04-18 12:36 • 来自相关版块

钉钉是什么?钉钉(DINGTalk)是阿里巴巴集团专为中国企业打造的免费沟通和协同的多端平台,提供PC版,Web版和手机版,支持手机和电脑间文件互传。
2015年3月,我校正式开通官方微信公众号;同年4月,世博小学钉钉平台完成企业认证。经过2年多的探索,学校探索出一套适合本校校情的“钉钉”一站式解决方案:“钉校园”。
一、钉钉,创造家校沟通的全新生态模式
现在的小学,“家校沟通”尤其敏感,需要不断创新管理模式。2015年4月,我校的钉钉项目正式启动。我校把家长和老师都纳入钉钉的云通讯录中,打造一个教师与家长、家长与学校的全新的生态模式。通过手机钉钉能直接给生态圈中的每个成员无障碍发起电话、免费电话会议(多方通话)、免费短信提醒与免费语音留言等,打破了家校沟通间的空间藩篱,让家校沟通矛盾不再发生。
1.不会丢失的云通讯录
现在,学校一共27个班级,900多名学生,1800多名家长,教职工70多人。工作中经常会碰到这种情况,A同事索要B同事的联系方式、任课老师问班主任索要某学生家长的联系方式等,这些虽是不起眼的小事,但正在发生着。于是,我校将教职工和家长导入我校的“云通讯录”中,全体家长、老师的身份、联系方式等一目了然,不用存号码也能轻松联系。尤其是,在云通讯录中,可以与对方或者多方发起点对点语音、多方互动视频会议(最高16人参与)和免费电话会议。这就使得包括家长在内的所有学校成员不再是旁观者,形成一个良好的家校生态系统。
2.消息使命必达,“DING”一下
什么是“DING”一下?钉钉的“DING”功能可以把我们重要的信息以短信或电话的形式发送对方,钉钉的各个应用都渗透这个核心功能。例如,企业群、私聊、审批、日志等,重要信息都可以“DING”一下,消息“已读”“未读”一目了然。
案例:下周一,学校组织学生春游,虽然通知过学生了,但是张老师还是不放心,生怕有的家长忘了。于是,张老师编辑了一条“DING”消息,通过钉钉的“DING”短信功能,设定了对方接收时间为下周一早上6点。到了下周一早上6点,孩子们家长收到了一条来自班主任的温馨短信提示。家校间的温情是可以显现的。
3.家校联系,“群”帮忙
说到“群”,很多人不陌生,就像QQ群、微信群一样,大家在一个群里聊天。但是,与钉钉群比起来,微信群、QQ群简直是弱爆了。我校内部沟通、办公、家校联系基本都是在群里完成。
多端同步。群聊记录会在钉钉的多端进行同步,聊天记录会漫游再也不用担心在不同的终端聊天而消息不同步了。但是,在QQ群,这是收费项目;在微信群却没有这个功能,光这一点,就已经秒杀QQ与微信群了。
布置作业。各任课老师在钉钉“日志”中选好学科,并把今天的回家作业写好,当发布日志的时候,选择自己的多个班级群,布置回家作业就是如此简单。
分类查看。有了消息漫游还不够,老师们发到群中的图片和文件再多家长也能轻松查看。点击群设置中的“图片”或“文件”可以分类查看。这个功能很实用,点击“图片”后,聊天中的“图片集”中,显示一目了然。当点击“文件”后,所有发到群内的文件集中显示,可按时间排序并能看到文件的上传者是谁,非常清晰,不会像QQ群那样文件会有一个临时有效期,过期后无法使用,给办公带来极大不便。更不会像微信,文件一旦接收就无法再次下载。
二、移动“审批”,新一代“互联网+”的便捷办公平台
校园OA办公平台,要在PC端上能进行日常办公;移动互联网时代,更应该能在手机端进行办公。一个钉钉就能同时满足这两个需求,零成本让校园办公插上“互联网+”的翅膀。
或许,很多学校都还在手开调课单、代课单、口头报修、手发工资条、填物品申购单……如果你是,那么还停留在既不生态又不环保、既伤神又费力的办公1.0时代。“钉校园”让你一跃进入移动办公3.0时代。
钉钉的“审批”表单通过发起人对接收人的发起,并由接收人亲自确认完成审批,效力相当于签字。我校把“审批”创新性的作为通知单使用,并完全可以灵活搭建符合自身校情的审批表单。总务老师只需一部手机就能从容应对学校的各类杂务;更可贵的是,方便了一线老师,简化了各类申请程序,提高了效率,且绿色环保零污染。
1.每日晨报
班主任对病假的学生进行报备,在没有用钉钉之前,需要班主任或者委派一名学生到卫生室去报告缺勤学生的名单与病情,卫生老师记录。而现在,班主任一个“每日晨报”审批单就轻松搞定。管理员后台可以设定好此表单的固定审批人(此处固定审批人为卫生老师),班主任不再需要从组织中选择卫生老师了。更重要的是,发出的审批倘若对方未及时审批,发起人也可以对其“DING”一下,以短信或电话的形式通知对方,办事效率大大提高。总务主任能一目了然地掌握校内学生的请假与病情数据,做到人防技防。
2.总务与电教报修
以前以口头告知为主,总务与电教老师是学校里最繁忙的两个岗位,事情一多容易遗忘口头允诺的事或想不起是谁需要帮助。现在有了审批就能对各类需求依次完成,审批条目清晰,报修人也能及时掌握对方的审批状态。最后,这些零零碎碎的工作作为过程性资料沉淀下来,便于梳理一个学期下来所做的工作。
3.“调课单”与“代课单”
我校以前是教导处先打印好调课单和代课单,并裁切成条状,每次开好单据都要亲自找到那位老师递交到他手中。现在一张电子表单就能轻松解决,无需裁纸、无需找人。
4.“用车申请”与“加班申请”
教师因公外出进修、培训和会议,以往都是口头告知总务老师进行车辆安排,现在一个“用车申请”就能轻松获悉各位教职员工的外出情况,便于合理安排与调度校车。说到加班,以往是谁留下加班行政分管可能并不知情,还得询问后统计,现在谁加班了就直接填写加班申请,一目了然,便于统计。
5.“调休申请”与“请假申请”
学校以往是发纸质调休单作为调休凭证,学期末需上交剩余调休单并统计很是伤神费力,现在只需登陆“钉钉企业管理后台”下载数据记录,统计汇总分秒搞定,纸质单据已成过去。
6.“物品申购”与“物品发放”
在教育教学中,经常需要添加一些教学用具。例如,美术老师需要购买一些艺术节要使用的彩泥、油画棒等,美术老师只需动动手指完成“物品申购”表单的填写即可。而“物品发放”更适合给个别员工发放物品,相当于签收单。既可以是教职员工发起此时相当于申领单,也可以是发放物品的人员发起成为一张签收单,一张单子可以是两个作用。
7.“设备借用”
在平时有借有还还不是那么容易做到的,往往时间一久谁借了就会忘记。因此,借用一方填写“设备借用”申请后,借出去物品的员工就能轻松查到物品去向,便于追溯。
8.“印制申请”
老师打印资料,在以前,没有合理的监督,致使Word文稿中的一个小错误可能就浪费了已经打印好的一叠A4纸,更有文印室老师反映浪费巨大。经过总结经验,我校教师需要打印试卷、练习卷、周练卷等,现在需要发给分管查阅通过后转至文印室老师打印。在没有使用钉钉审批前,这样既费时又费力,如今一个“印制申请”全解决。教师发起“印制申请”并添加附件后,钉钉后台已按照学科设定好审批流程,第一审批人即学科分管,待分管对附件进行查阅并确认无误后审批通过,该表单会流转到第二审批人文印员,文印员看到审批单即表示可以打印,流程完毕。假如学科分管未通过审批,那么审批单自动结束,文印员不会接收到此印制申请。
9.“部门服务”
“喂!总务老师吗?麻烦你帮忙准备下会议室。”“喂,总务老师吗?麻烦阿姨到远程教室排一下课桌椅”……这样的场景相信大家很熟悉,现在有了“部门服务”审批,动动手指即可享受校级优质服务。
“审批”不仅可以给对方发起审批流程,双方还能将审批单抄送给相关人员或者群中,便于高效沟通。对于被拒绝的审批可以选择重新发起,再进行微调就成为新的审批单了。最后,完成的审批单都能被打印出来,详细地显示各时间节点与整个审批流程,利于我校档案保存与归档。
三、信息采集,一个表单全解决
相信很多学校与我校有类似的经历,平时收集信息通常是以Word或Excel的形式,由组长把组员的信息汇总到一张表格或文档中,最后分管者把各个组长的表格或文档汇总起来。虽然这种信息收集的方式相当常用,但其效率相对低下。我校“钉钉”办公平台的微应用探索后发现,学校信息采集用表单类应用是较好的解决方案。
例如,麦客表单在我校新生报名方面的运用。每年的新生报名是教导处招生老师最忙的时候,区教育局都会下发学生信息登记表,要求对本市学生进行户籍信息登记,家长需要填写。表格中涉及到很多内容,包括:学生姓名、户口地址、户口性质、居住地、监护人信息等。以往,我们都是将表格批量打印出来,报名当天发给学生家长进行填写,回收后再上交给教育局。由于学校本身也需要留档,因此就模仿这张表格再制作一份,家长就需要填写两次。这不仅使家长觉得重复劳动,也给我校的招生教师增加了相当大的工作量。信息的录入和校对、家长字体的辨认、信息的核实等,非常耗费精力与人力成本。如今,我校用麦客表单来轻松完成信息的采集工作,把制作好的表单发布到微信,家长动动手指就能完成信息采集。不仅如此,表单也可以在“钉钉”内部发布,表单数据便于存档、转发和上报,简化了我校的教学管理流程。
突出信息采集, “钉钉”还可以与“简道云”结合起来,增加数据处理“小能手”,还可以让教学管理变得有乐趣起来。在简道云应用中,我校建有“实用查询”——查询各类网站网址、账号、教师进修编号等;“日常行规数据上报”——班级考评;“比赛评分”——现场比赛评分;“获奖上报”——统计各类奖项;“报名系统”——走班课、社团课、科技节学生报名等。
四、云端存储,“钉盘”
您是否碰到过这样的尴尬,学校自己网站资源库积累了许多学校教育教学资料,一旦学校机房的服务器出现故障或者损坏,可能会造成无法挽回的损失。其次,当需要把一个文件发给同事时,需要打开电脑下载后再发给对方。这点点滴滴的繁琐过程无形中就消耗了我们不少的宝贵时间与精力。再有,用QQ群办公的老师肯定有这样的痛苦,由于加入的各种群比较多,文件也比较分散,想要查找某个文件时不知道它在哪个群空间中,更甚至提示文件已过期,无法再次使用,而微信群中的文件分享就更为不便了。
现在有了钉钉的钉盘,上述问题都迎刃而解。教导主任只需在“全体教职员工”群空间中创建“教学资料”文件夹,并在该文件夹中创建好各类子文件夹,全体教职工按时把对应的资料上传到相应文件夹即可,如遇区督导检查,只需一键打包下载即可。不仅如此,在对话、审批、群聊中的文件随时可以保存到个人钉盘。在钉钉中分享文档无需下载便可一键分享给内部员工或群,既节省了宝贵时间,又方便同事。钉盘让文件存储与分享变得如此简单。
其它的,诸如工资信息、会议通知、校园动态等,都会被“钉盘”。例如,我校把校内公示、校内通知、每周工作、回家作业等都以日志的形式进行群内发布,这不仅是对数据的保存归档起到了积极的作用,还能精确的发布到不同的群成员,只有群内成员才能接收到此条日志内容并自动在自己的日志中沉淀,不在群内法收到,基于这个特性,我校规定重要通知必须以日志的形式发到相关钉钉群中而不仅仅是留言形式,对于一线教师来说省去了查看整个群聊记录的时间与错过重要通知的尴尬,一看日志便知当天重要事项。对该日志还能反馈与讨论,不会像群聊那样因条目过多而失去主题。教务老师只需动动手指,一条重要日志就在全体教职工的日志中沉淀下来,而任课老师同样可以把回家作业发送给家长,对方会在“未读日志”中提示有几条未读的日志,让通知更有效率。
钉钉,以其沟通的便捷性;协调的灵活性;支持跨平台、跨系统;云端移动办公等诸多特性,实现我校教育管理扁平化,提高了管理效率。
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钉钉是什么?钉钉(DINGTalk)是阿里巴巴集团专为中国企业打造的免费沟通和协同的多端平台,提供PC版,Web版和手机版,支持手机和电脑间文件互传。
2015年3月,我校正式开通官方微信公众号;同年4月,世博小学钉钉平台完成企业认证。经过2年多的探索,学校探索出一套适合本校校情的“钉钉”一站式解决方案:“钉校园”。
一、钉钉,创造家校沟通的全新生态模式
现在的小学,“家校沟通”尤其敏感,需要不断创新管理模式。2015年4月,我校的钉钉项目正式启动。我校把家长和老师都纳入钉钉的云通讯录中,打造一个教师与家长、家长与学校的全新的生态模式。通过手机钉钉能直接给生态圈中的每个成员无障碍发起电话、免费电话会议(多方通话)、免费短信提醒与免费语音留言等,打破了家校沟通间的空间藩篱,让家校沟通矛盾不再发生。
1.不会丢失的云通讯录
现在,学校一共27个班级,900多名学生,1800多名家长,教职工70多人。工作中经常会碰到这种情况,A同事索要B同事的联系方式、任课老师问班主任索要某学生家长的联系方式等,这些虽是不起眼的小事,但正在发生着。于是,我校将教职工和家长导入我校的“云通讯录”中,全体家长、老师的身份、联系方式等一目了然,不用存号码也能轻松联系。尤其是,在云通讯录中,可以与对方或者多方发起点对点语音、多方互动视频会议(最高16人参与)和免费电话会议。这就使得包括家长在内的所有学校成员不再是旁观者,形成一个良好的家校生态系统。
2.消息使命必达,“DING”一下
什么是“DING”一下?钉钉的“DING”功能可以把我们重要的信息以短信或电话的形式发送对方,钉钉的各个应用都渗透这个核心功能。例如,企业群、私聊、审批、日志等,重要信息都可以“DING”一下,消息“已读”“未读”一目了然。
案例:下周一,学校组织学生春游,虽然通知过学生了,但是张老师还是不放心,生怕有的家长忘了。于是,张老师编辑了一条“DING”消息,通过钉钉的“DING”短信功能,设定了对方接收时间为下周一早上6点。到了下周一早上6点,孩子们家长收到了一条来自班主任的温馨短信提示。家校间的温情是可以显现的。
3.家校联系,“群”帮忙
说到“群”,很多人不陌生,就像QQ群、微信群一样,大家在一个群里聊天。但是,与钉钉群比起来,微信群、QQ群简直是弱爆了。我校内部沟通、办公、家校联系基本都是在群里完成。
多端同步。群聊记录会在钉钉的多端进行同步,聊天记录会漫游再也不用担心在不同的终端聊天而消息不同步了。但是,在QQ群,这是收费项目;在微信群却没有这个功能,光这一点,就已经秒杀QQ与微信群了。
布置作业。各任课老师在钉钉“日志”中选好学科,并把今天的回家作业写好,当发布日志的时候,选择自己的多个班级群,布置回家作业就是如此简单。
分类查看。有了消息漫游还不够,老师们发到群中的图片和文件再多家长也能轻松查看。点击群设置中的“图片”或“文件”可以分类查看。这个功能很实用,点击“图片”后,聊天中的“图片集”中,显示一目了然。当点击“文件”后,所有发到群内的文件集中显示,可按时间排序并能看到文件的上传者是谁,非常清晰,不会像QQ群那样文件会有一个临时有效期,过期后无法使用,给办公带来极大不便。更不会像微信,文件一旦接收就无法再次下载。
二、移动“审批”,新一代“互联网+”的便捷办公平台
校园OA办公平台,要在PC端上能进行日常办公;移动互联网时代,更应该能在手机端进行办公。一个钉钉就能同时满足这两个需求,零成本让校园办公插上“互联网+”的翅膀。
或许,很多学校都还在手开调课单、代课单、口头报修、手发工资条、填物品申购单……如果你是,那么还停留在既不生态又不环保、既伤神又费力的办公1.0时代。“钉校园”让你一跃进入移动办公3.0时代。
钉钉的“审批”表单通过发起人对接收人的发起,并由接收人亲自确认完成审批,效力相当于签字。我校把“审批”创新性的作为通知单使用,并完全可以灵活搭建符合自身校情的审批表单。总务老师只需一部手机就能从容应对学校的各类杂务;更可贵的是,方便了一线老师,简化了各类申请程序,提高了效率,且绿色环保零污染。
1.每日晨报
班主任对病假的学生进行报备,在没有用钉钉之前,需要班主任或者委派一名学生到卫生室去报告缺勤学生的名单与病情,卫生老师记录。而现在,班主任一个“每日晨报”审批单就轻松搞定。管理员后台可以设定好此表单的固定审批人(此处固定审批人为卫生老师),班主任不再需要从组织中选择卫生老师了。更重要的是,发出的审批倘若对方未及时审批,发起人也可以对其“DING”一下,以短信或电话的形式通知对方,办事效率大大提高。总务主任能一目了然地掌握校内学生的请假与病情数据,做到人防技防。
2.总务与电教报修
以前以口头告知为主,总务与电教老师是学校里最繁忙的两个岗位,事情一多容易遗忘口头允诺的事或想不起是谁需要帮助。现在有了审批就能对各类需求依次完成,审批条目清晰,报修人也能及时掌握对方的审批状态。最后,这些零零碎碎的工作作为过程性资料沉淀下来,便于梳理一个学期下来所做的工作。
3.“调课单”与“代课单”
我校以前是教导处先打印好调课单和代课单,并裁切成条状,每次开好单据都要亲自找到那位老师递交到他手中。现在一张电子表单就能轻松解决,无需裁纸、无需找人。
4.“用车申请”与“加班申请”
教师因公外出进修、培训和会议,以往都是口头告知总务老师进行车辆安排,现在一个“用车申请”就能轻松获悉各位教职员工的外出情况,便于合理安排与调度校车。说到加班,以往是谁留下加班行政分管可能并不知情,还得询问后统计,现在谁加班了就直接填写加班申请,一目了然,便于统计。
5.“调休申请”与“请假申请”
学校以往是发纸质调休单作为调休凭证,学期末需上交剩余调休单并统计很是伤神费力,现在只需登陆“钉钉企业管理后台”下载数据记录,统计汇总分秒搞定,纸质单据已成过去。
6.“物品申购”与“物品发放”
在教育教学中,经常需要添加一些教学用具。例如,美术老师需要购买一些艺术节要使用的彩泥、油画棒等,美术老师只需动动手指完成“物品申购”表单的填写即可。而“物品发放”更适合给个别员工发放物品,相当于签收单。既可以是教职员工发起此时相当于申领单,也可以是发放物品的人员发起成为一张签收单,一张单子可以是两个作用。
7.“设备借用”
在平时有借有还还不是那么容易做到的,往往时间一久谁借了就会忘记。因此,借用一方填写“设备借用”申请后,借出去物品的员工就能轻松查到物品去向,便于追溯。
8.“印制申请”
老师打印资料,在以前,没有合理的监督,致使Word文稿中的一个小错误可能就浪费了已经打印好的一叠A4纸,更有文印室老师反映浪费巨大。经过总结经验,我校教师需要打印试卷、练习卷、周练卷等,现在需要发给分管查阅通过后转至文印室老师打印。在没有使用钉钉审批前,这样既费时又费力,如今一个“印制申请”全解决。教师发起“印制申请”并添加附件后,钉钉后台已按照学科设定好审批流程,第一审批人即学科分管,待分管对附件进行查阅并确认无误后审批通过,该表单会流转到第二审批人文印员,文印员看到审批单即表示可以打印,流程完毕。假如学科分管未通过审批,那么审批单自动结束,文印员不会接收到此印制申请。
9.“部门服务”
“喂!总务老师吗?麻烦你帮忙准备下会议室。”“喂,总务老师吗?麻烦阿姨到远程教室排一下课桌椅”……这样的场景相信大家很熟悉,现在有了“部门服务”审批,动动手指即可享受校级优质服务。
“审批”不仅可以给对方发起审批流程,双方还能将审批单抄送给相关人员或者群中,便于高效沟通。对于被拒绝的审批可以选择重新发起,再进行微调就成为新的审批单了。最后,完成的审批单都能被打印出来,详细地显示各时间节点与整个审批流程,利于我校档案保存与归档。
三、信息采集,一个表单全解决
相信很多学校与我校有类似的经历,平时收集信息通常是以Word或Excel的形式,由组长把组员的信息汇总到一张表格或文档中,最后分管者把各个组长的表格或文档汇总起来。虽然这种信息收集的方式相当常用,但其效率相对低下。我校“钉钉”办公平台的微应用探索后发现,学校信息采集用表单类应用是较好的解决方案。
例如,麦客表单在我校新生报名方面的运用。每年的新生报名是教导处招生老师最忙的时候,区教育局都会下发学生信息登记表,要求对本市学生进行户籍信息登记,家长需要填写。表格中涉及到很多内容,包括:学生姓名、户口地址、户口性质、居住地、监护人信息等。以往,我们都是将表格批量打印出来,报名当天发给学生家长进行填写,回收后再上交给教育局。由于学校本身也需要留档,因此就模仿这张表格再制作一份,家长就需要填写两次。这不仅使家长觉得重复劳动,也给我校的招生教师增加了相当大的工作量。信息的录入和校对、家长字体的辨认、信息的核实等,非常耗费精力与人力成本。如今,我校用麦客表单来轻松完成信息的采集工作,把制作好的表单发布到微信,家长动动手指就能完成信息采集。不仅如此,表单也可以在“钉钉”内部发布,表单数据便于存档、转发和上报,简化了我校的教学管理流程。
突出信息采集, “钉钉”还可以与“简道云”结合起来,增加数据处理“小能手”,还可以让教学管理变得有乐趣起来。在简道云应用中,我校建有“实用查询”——查询各类网站网址、账号、教师进修编号等;“日常行规数据上报”——班级考评;“比赛评分”——现场比赛评分;“获奖上报”——统计各类奖项;“报名系统”——走班课、社团课、科技节学生报名等。
四、云端存储,“钉盘”
您是否碰到过这样的尴尬,学校自己网站资源库积累了许多学校教育教学资料,一旦学校机房的服务器出现故障或者损坏,可能会造成无法挽回的损失。其次,当需要把一个文件发给同事时,需要打开电脑下载后再发给对方。这点点滴滴的繁琐过程无形中就消耗了我们不少的宝贵时间与精力。再有,用QQ群办公的老师肯定有这样的痛苦,由于加入的各种群比较多,文件也比较分散,想要查找某个文件时不知道它在哪个群空间中,更甚至提示文件已过期,无法再次使用,而微信群中的文件分享就更为不便了。
现在有了钉钉的钉盘,上述问题都迎刃而解。教导主任只需在“全体教职员工”群空间中创建“教学资料”文件夹,并在该文件夹中创建好各类子文件夹,全体教职工按时把对应的资料上传到相应文件夹即可,如遇区督导检查,只需一键打包下载即可。不仅如此,在对话、审批、群聊中的文件随时可以保存到个人钉盘。在钉钉中分享文档无需下载便可一键分享给内部员工或群,既节省了宝贵时间,又方便同事。钉盘让文件存储与分享变得如此简单。
其它的,诸如工资信息、会议通知、校园动态等,都会被“钉盘”。例如,我校把校内公示、校内通知、每周工作、回家作业等都以日志的形式进行群内发布,这不仅是对数据的保存归档起到了积极的作用,还能精确的发布到不同的群成员,只有群内成员才能接收到此条日志内容并自动在自己的日志中沉淀,不在群内法收到,基于这个特性,我校规定重要通知必须以日志的形式发到相关钉钉群中而不仅仅是留言形式,对于一线教师来说省去了查看整个群聊记录的时间与错过重要通知的尴尬,一看日志便知当天重要事项。对该日志还能反馈与讨论,不会像群聊那样因条目过多而失去主题。教务老师只需动动手指,一条重要日志就在全体教职工的日志中沉淀下来,而任课老师同样可以把回家作业发送给家长,对方会在“未读日志”中提示有几条未读的日志,让通知更有效率。
钉钉,以其沟通的便捷性;协调的灵活性;支持跨平台、跨系统;云端移动办公等诸多特性,实现我校教育管理扁平化,提高了管理效率。

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